Directiesecretaresse

Een directiesecretaresse is een manager pur sang. Ze moet kunnen meedenken met de directieleden die ze ondersteunt en in staat zijn andere secretaresses aan te sturen. Managementkennis en -vaardigheden op het niveau van middle management zijn dus onmisbaar.

De module Middle management bestaat uit de delen:

Algemene managementkennis

In het deel Algemene managementkennis worden de volgende onderwerpen uitgebreid behandeld:

Kennis van functionele deelgebieden

Het deel Kennis van functionele deelgebieden omvat de volgende onderwerpen:

Na deze twee delen volgt een uitgebreide examentraining. Rond je deze module succesvol af, dan heb je direct het erkende NEMAS-diploma op zak.

Om goed te kunnen werken op het hoge niveau dat van een directiesecretaresse wordt verwacht, zijn uitstekende communicatieve vaardigheden onmisbaar. Kijk de personeelsadvertenties er maar eens op na. Over die vaardigheden beschik je zeker als je de module NIMA Communicatie A hebt gevolgd. De module bestaat uit de volgende delen die onderstaande onderwerpen behandelen:

Communicatie

Analyse omgeving

Strategie en planning

Uitvoering

Toepassingsgebieden

Vaardigheden

Onderdeel van de module NIMA Communicatie A is een examentraining. Dit is een ideale test om te kijken of je er klaar voor bent. Jij gaat dus uitstekend voorbereid naar het examen! Haal je het examen, dan heb je direct het erkende NIMA-diploma op zak.

Alle ins en outs van de werking van het presentatieprogramma Powerpoint leer je in deze module. Hoe je een presentatie samenstelt met tekst, illustraties en figuren. En ook hoe je grafieken en organigrammen maakt. Tot slot leer je alles te verwerken tot een professionele “diavoorstelling”. Met deze kennis en vaardigheden maak je vakkundige presentaties die een professionele indruk achterlaten.

In deze module leer je hoe je in de dagelijkse praktijk als directiesecretaresse goed kunt functioneren. Je doet kennis op van postbehandeling, archiveren, vergaderen en notuleren, het ontvangen van bezoekers en het regelen van zakenreizen. Ook komt aan bod hoe je kunt omgaan met public relations en pers. Allemaal zaken die een directiesecretaresse zonder twijfel moet kunnen.

Het schrijven van brieven is een belangrijk deel van de taken van een directiesecretaresse. Of het nu gaat om een offerte, een aanvraag, een klachtenbrief of een bezwaarschrift; de zakelijke brief moet het doel waarvoor je hem schrijft daadwerkelijk bereiken. Daarbij moet je in je achterhoofd houden dat een brief een visitekaartje van het bedrijf is. Maakt jouw brief een slechte indruk, dan kan dit het bedrijf klanten kosten. Daarentegen zorgt een verzorgde en goed geformuleerde brief ervoor dat de ontvanger je met vertrouwen tegemoet zal treden.

De theorie van deze module, pas je toe in korte schrijfopdrachten. Je leert uiteraard de taal correct gebruiken en de grammaticale regels toepassen. Maar effectieve communicatie is veel méér dan correct taalgebruik. Minstens zo belangrijk is dat je de juiste toon gebruikt en doelgericht formuleert. Na het volgen van deze module ben je in staat vlot en foutloos een zakelijke brief op te stellen die de boodschap helder en bondig overbrengt.

Als directiesecretaresse zul je te maken krijgen met niet-Nederlandstalige mensen. Veelal zul je dan kunnen communiceren in het Engels. Het is daarom uiteraard van belang dat je het Engels zowel mondeling als schriftelijk goed beheerst.

Met deze module leer je Engels te gebruiken in praktische situaties. Spreek- en luistervaardigheid krijgen in deze module ruimschoots aandacht, zodat je straks zonder moeite Engelse gesprekken voert. Ook aan leesvaardigheid wordt de nodige aandacht besteed, want als directiesecretaresse zul je vakliteratuur, brieven en rapporten moeten lezen. Een extra aspect dat aandacht krijgt, is de omgang met Engelsen. Waar dat van belang is, leer je wat Engelsen anders doen en wat in Engeland anders is. Met deze kennis ga je gemakkelijker met Engelsen om en worden misverstanden voorkomen.

Notuleren is een vaardigheid die je als directiesecretaresse goed moet beheersen. Bij notuleren is het van belang dat je hoofd- en bijzaken kunt onderscheiden. Daarnaast moet je de belangrijke zaken snel en beknopt kunnen vastleggen. Vervolgens moet je dit kunnen verwerken tot een zakelijk, duidelijk en overzichtelijk verslag.

Omdat notuleren een vaardigheid is, bevat deze module veel praktijkoefeningen. Je oefent heel praktijkgericht met behulp van vergaderingen op LOI Campus. Door de combinatie van theorie en oefeningen in deze module zul je het notuleren snel perfect beheersen.

De tijd dat secretaresses alleen brieven uittypte van hun managers, ligt natuurlijk ver achter ons. Desalniettemin is een perfecte typevaardigheid heel belangrijk voor elke secretaresse dus ook voor de directiesecretaresse. Met een goede typevaardigheid bespaar je veel tijd en kun je veel fouten voorkomen. Deze module leert je ‘blind’ en met tien vingers typen met minimaal 120 aanslagen per minuut.

Een secretaresse moet uiteraard diepgaande kennis hebben van en goed overweg kunnen met veel gebruikte computerprogramma’s. Deze module behandelt eerst het computergebruik en bestandsbeheer met behulp van het besturingssysteem Windows waarmee op verreweg de meeste kantoren wordt gewerkt.

Vervolgens leer je omgaan met de vele mogelijkheden van het tekstverwerkingsprogramma Word. Zoals het maken, samenstellen, bewerken, vormgeven, opslaan en afdrukken van documenten. Ook het spreadsheetprogramma Excel wordt uitgebreid behandeld. Je leert werken met spreadsheets die je kunt gebruiken voor het opstellen van budgetten, het maken van prognoses, zakelijke grafieken en financiële rapportages.

Uiteraard wordt ook aandacht besteed aan het efficiënt gebruik van internet en e-mail. Hoe zoek je bijvoorbeeld bepaalde informatie op, hoe kun je dit vervolgens goed bewaren, printen of doorsturen naar anderen. Ten slotte worden de vele mogelijkheden van e-mail behandeld. Niet alleen het versturen van berichten maar bijvoorbeeld ook het beheren van gezamenlijke agenda’s, adresboeken en taaklijsten.

Tijdens deze training word je je bewust van je eigen (non-verbale) gedrag en hoe de omgeving daarop reageert. Je kijkt kritisch naar de manier van communiceren als je opkomt voor de belangen van je werkgever en voor wat je persoonlijk belangrijk vindt. Dit gebeurt onder meer via zelfanalyse, praktische oefeningen, groepsopdrachten en (rollen)spelen.

Door middel van prikkelende inleidingen, oefeningen en vragenlijsten word je je tijdens de training meer bewust van hoe je tijd ziet en hoe je ermee omgaat. Je brengt je prioriteiten in kaart en oefent met het bewaken daarvan. Hierdoor kun je meer controle uitoefenen op de indeling van je tijd.

Tijdens deze training leer je door middel van cases, rollenspelen en observatieoefeningen hoe je klantvriendelijk en efficiënt telefoongesprekken voert en afhandelt. Er wordt aandacht besteed aan lastige telefoongesprekken en klachtenbehandeling, telefoonetiquette en een klantvriendelijke opstelling door houding, gedrag en stemgebruik.

Tijdens deze training leer je enthousiast, zelfverzekerd en doelgericht te presenteren. Je krijgt handige tips voor een goede voorbereiding, voor het samenstellen en uiteenzetten van een helder, gestructureerd verhaal en voor het omgaan met weerstand en lastige vragen. Je maakt kennis met de theorie van het presenteren en je oefent je spreekvaardigheid.